Faire tourner votre établissement avec DailyBrew

Installer votre établissement

Chaque étape s'appuie sur la précédente. Comptez une vingtaine de minutes en tout, et seules les quatre premières sont indispensables avant que votre équipe puisse scanner.

1. 01

   Créez votre compte

   Inscrivez-vous avec une adresse e-mail, ou avec Google ou Apple. Sur l'écran d'accueil, dites que vous êtes le patron, puis donnez un nom à votre établissement. C'est là que vivront votre équipe, vos horaires et les heures de tout le monde.

   Un même compte peut être patron d'un établissement et employé dans un autre. Vous n'êtes pas coincé dans un seul rôle.

2. 02

   Vérifiez votre fuseau horaire

   Ouvrez Réglages de l'établissement. On le devine à l'inscription, et il démarre sur Phnom Penh. Tout en dépend : ce qui compte comme aujourd'hui, si 08:05 est en retard, à quel jour appartient un horaire de nuit. Réglez-le avant d'ajouter qui que ce soit.

3. 03

   Affichez votre QR code

   Votre code de pointage est en haut des Réglages de l'établissement. Téléchargez-le, imprimez-le, et collez-le là où votre équipe passe déjà — près du passe, ou à la porte de service. Il ne change jamais, vous ne l'imprimez donc qu'une fois.

   Traitez-le comme une clé. Toute personne ayant un compte rattaché à votre établissement peut s'en servir : ne le publiez pas, et ne le laissez pas traîner sur une photo de la salle.

4. 04

   Ajoutez votre équipe

   Allez dans Équipe, puis Ajouter, et remplissez le nom, le téléphone et la date d'arrivée. Pour que quelqu'un puisse vraiment scanner, son compte doit être relié à la fiche que vous venez de créer. Deux chemins possibles, et les deux marchent.

   Il vous envoie le sien : votre employé installe l'appli, s'inscrit comme membre de l'équipe, et son code employé s'affiche à l'écran. Il vous l'envoie, vous le collez dans sa fiche. Ou vous lui envoyez le sien : créez la fiche d'abord, puis envoyez-lui le code employé qui figure sur son profil, qu'il n'aura plus qu'à saisir.

   Les codes employés font douze caractères et ne contiennent jamais i, l, o, zéro ni un — une lettre qui ressemble à un chiffre est donc forcément l'autre. Copiez-collez plutôt que de le dicter.

5. 05

   Créez vos horaires

   Dans Horaires, donnez à chacun un nom, une heure de début et de fin, et une tolérance — les minutes après le début avant que quelqu'un soit compté en retard. Puis mettez chaque personne sur un horaire. Quelqu'un sans horaire peut quand même pointer ; il n'arrivera simplement jamais en retard.

   Les horaires de nuit fonctionnent très bien. Si l'heure de fin est avant l'heure de début — 18:00 à 02:00 — l'horaire passe minuit. Toute la nuit est rangée sous le jour où elle a commencé, donc les heures et les absences tombent juste. Un départ enregistré le lendemain matin affiche un petit repère plus-un.

   Modifier un horaire vaut pour le passé autant que pour l'avenir. Changez un horaire aujourd'hui et les jours passés sont relus avec le nouveau schéma.

6. 06

   Des horaires différents chaque jourEspresso

   Un même horaire peut avoir des heures différentes selon le jour : du lundi au mercredi à partir de 08:00, jeudi et vendredi à partir de 10:00, rien le week-end. Dès que vous fixez des heures pour certains jours, les jours laissés vides deviennent des jours de repos pour cet horaire, et personne n'y est compté absent.

7. 07

   Notez vos jours de fermeture

   Dans Fermetures, ajoutez les jours où vous êtes fermé : jours fériés, Pchum Ben, une semaine de travaux. Personne n'est attendu un jour de fermeture, donc personne n'est compté absent et personne n'arrive en retard.

8. 08

   Nommez un responsableEspresso

   Sur le profil de quelqu'un, passez son rôle à responsable. Vous choisissez ensuite exactement ce qu'il peut toucher : équipe, horaires, fermetures, congés et heures, chacun activé ou non. Un nouveau responsable démarre avec les congés et les heures, rien d'autre.

   Les réglages de l'établissement, la facturation et les QR codes restent chez vous. Un responsable ne peut jamais y toucher, ni nommer un autre responsable.

9. 09

   Gérez les congésEspresso

   Les demandes arrivent dans Congés. Acceptez ou refusez chacune avec un mot. Une journée entière acceptée efface l'absence et bloque le pointage, pour que la journée se lise comme un congé et non comme quelqu'un qui n'est jamais venu.

10. 10

    Resserrez le pointageEspresso

    Réglages de l'établissement, puis Pointage : trois interrupteurs. N'activez que ce dont vous avez besoin — chacun est une façon de plus qu'un vrai pointage soit refusé.

    Wifi de l'établissement uniquement n'accepte le pointage que sur la connexion de l'établissement, et un bouton remplit celle sur laquelle vous êtes. Près de l'établissement uniquement trace un cercle autour de la maison, de 50 m à 5 km, dans lequel l'équipe doit se trouver. Un seul téléphone par personne veut dire que chacun pointe sur son propre téléphone, et empêche un téléphone d'en faire pointer deux.

    Vous pouvez dispenser quelqu'un de n'importe lequel des trois depuis son profil — un responsable de secteur qui n'est jamais sur place, par exemple.

11. 11

    Ajoutez un tag NFCEspresso

    Un tag, c'est le même pointage que le QR code, sans l'appareil photo. Activez-le dans Réglages de l'établissement, sous Pointage, où il est éteint au départ. La page vous donne un lien de pointage à copier ; écrivez ce lien sur un autocollant NTAG213 avec n'importe quelle appli d'écriture de tag, et posez-le là où le QR code est déjà. Le guide NFC détaille l'écriture et le verrouillage d'un tag.

    Le tag porte le même lien que votre QR code : un passage prouve qu'un téléphone a touché l'autocollant, rien de plus. Vos règles de wifi, de position et de téléphone décident toujours si le pointage compte, exactement comme pour un scan.

    Les passages ont leur propre délai d'attente — quinze minutes par défaut — pour qu'un deuxième passage ne fasse pas repartir quelqu'un aussitôt. Si vos horaires sont assez courts pour que quelqu'un ait vraiment besoin de partir dans cette fenêtre, baissez le délai dans Réglages de l'établissement ; zéro le supprime.

12. 12

    Lisez l'écran Aujourd'hui

    Aujourd'hui montre qui est là, qui est arrivé en retard, qui est en congé et qui est absent. Absent veut dire quelqu'un d'attendu qui n'a pas scanné — cela ne compte donc que les personnes suivies, dont l'horaire tourne aujourd'hui, qui ne sont pas en congé accepté, un jour où vous êtes ouvert.

    Vous avez une femme de ménage ou un proche qui ne doit jamais apparaître comme absent ? Passez son suivi sur « Non suivi » depuis son profil. Il peut toujours scanner ; il sort simplement du décompte des absents.

Pour l'équipe

Trois choses à savoir. Passé la première, pointer prend cinq secondes par jour.

1. 01

   Reliez-vous à votre lieu de travail

   Installez DailyBrew, inscrivez-vous, et dites que vous faites partie de l'équipe. L'écran affiche votre code employé et vous donne une case pour celui que votre responsable vous envoie. Envoyez le vôtre, ou saisissez le sien, selon ce qu'il vous demande. Vous ne le faites qu'une fois par établissement.

2. 02

   Pointez en arrivant et en partant

   Ouvrez l'appli et scannez le QR code au travail, ou passez le téléphone sur le tag NFC si votre établissement en a un. Le premier scan de la journée vous fait arriver, le suivant vous fait partir. L'écran vous dit lequel des deux vient de se passer, et à quelle heure.

   Ni l'un ni l'autre n'a vraiment besoin de l'appli. Le QR ouvre une page de pointage directement depuis l'appareil photo, et le tag contient ce même lien web — passez-le sans l'appli et votre téléphone l'ouvre simplement dans le navigateur. L'appli est plus pratique : elle vous garde connecté et retient le téléphone d'où viennent vos autres pointages.

   Scanné deux fois sans le vouloir ? Un deuxième scan dans la minute qui suit votre arrivée est ignoré, vous ne repartez donc pas aussitôt. Un tag ignore un passage répété plus longtemps — quinze minutes par défaut.

3. 03

   Demandez un congéEspresso

   Choisissez vos dates, dites si c'est payé ou non, et ajoutez un motif. Les demi-journées marchent aussi : donnez une heure de début et de fin au lieu d'une journée entière. Votre responsable accepte ou refuse, et vous pouvez retirer une demande tant qu'elle attend.

Corriger les heures de quelqu'un

On oublie de pointer. Les patrons et les responsables qui ont le droit sur les heures peuvent rectifier, et chaque correction retient qui l'a faite et pourquoi — une journée corrigée ne se confond donc jamais avec un vrai scan.

1. 01

   Quelqu'un a oublié de pointer en partant

   Ouvrez la journée depuis Heures et modifiez l'heure de départ. Un motif est obligatoire. Les heures d'origine sont conservées et affichées en dessous, et la journée porte la mention « modifiée » à partir de là.

2. 02

   Le QR est resté cassé toute la journée

   Ajoutez la journée à la main depuis Heures, puis Ajouter : choisissez la personne, la date, les heures et un motif. Vous ne pouvez pas ajouter un jour qui n'a pas encore eu lieu. Si cette personne a déjà quelque chose ce jour-là, l'appli vous bascule sur la modification plutôt que d'en créer une deuxième.

3. 03

   Une journée n'a rien à faire là

   Retirez-la avec un motif. Elle cesse de compter dans tous les totaux et tous les exports, mais reste visible dans le journal, barrée, avec qui l'a retirée et pourquoi. Si cette personne rescanne le même jour, la journée revient tout simplement.

Quand ça coince

Retrouvez le message que vous avez vu à l'écran — ce sont les mots exacts de l'appli. Les derniers n'affichent rien du tout, ce qui déroute autrement, ils sont donc là aussi.

Formules

Le pointage par QR, les horaires, les fermetures, l'écran Aujourd'hui et tout votre historique sont dans toutes les formules, la gratuite comprise.

Dépasser votre limite d'équipe ne supprime personne. On vous propose de passer à la formule au-dessus la prochaine fois que vous ajoutez quelqu'un.